Kasus 7-4. Aloha
Products
1.
evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk
departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products !
2.
pertimbangkan
strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem
kontrol dari ketiga departemen tersebut ?
jawab
1.
Evaluasi Sistem Pengendalian :
- Departemen Produksi
Aloha
Products memiliki sistem penetapan pusat tanggungjawab
yang tidak tepat pada manajemen perusahaannya. Hal ini dapat dilihat pada
ketiga unit pabrik yang ditetapkan sebagai pusat laba namun tidak dapat bekerja
selayaknya pusat laba itu sendiri karena terdapat banyak batasan yang diberikan
oleh manajemen pusat. Masalah yang terjadi pada sistem pengendalian pabrik
adalah :
a) Manajer pabrik tidak dapat menentukan jumlah input yang digunakan sebagai
bahan pokok produksi. Hal ini akan bertentangan dengan tujuan dari pusat laba
karena manajer pabrik tak akan mampu memaksimalkan tingkat laba bila tidak
dapat menentukan jumlah input produksi.
b) Jadwal dan tingkat produksi ditentukan oleh pusat. Hal ini juga menjadi
batasan bagi pabrik sebagai pusat laba karena tidak memiliki hak untuk
menentukan tingkat produksi yang efektif sesuai dengan kapasitas pabrik saat
itu.
c) Manajer pabrik tidak memiliki akses terhadap penjualan produk.
d) Sebenarnya ide pengukuran kinerja dan pemberian bonus yang didasarkan pada gross
margin cukup baik, karena dengan seperti itu setiap kepala pabrik
termotivasi untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan biaya-biaya yang
dapat ia kontrol di dalam pabriknya seperti biaya pada proses pemanggangan,
penggilingan dan pengemasan. Biaya bahan baku tidak dapat ia kontrol karena itu
merupakan biaya yang diberikan oleh departemen pembelian. Akan tetapi, teknik
pengukuran kinerja dan perhitungan bonus seperti ini akan efektif bila
perusahaan memberikan kebebasan pada pabrik dalam menentukan tingkat input,
output, dan penjualan produk.
- Departemen Pemasaran
a) Adanya suatu rangkap tanggung jawab/jabatan yang diemban oleh
Presiden dan wakil presiden bagian penjualan (Presiden dan wakil presiden
bagian penjualan bertanggung jawab juga atas periklanan dan promosi produk)
dimana tugas tersebut seharusnya diamanahi oleh seorang yang bekerja dibidang
departemen marketing/pemasaran.
b) Kebijakan perusahaan dalam melakukan penggabungan pencatatan akun
biaya overhead pabrik-pabrik perusahaan kedalam satu akun yang bernama biaya
overhead umum korporat akan sangat menyulitkan bagi manajer dalam melakukan
analisis manajerialnya. Kebijakan penjualan kembali yang dilakukan unit
penjualan perusahaan kami rasa kurang tepat. ketika harga pasar lebih tinggi
dari nilai koContoh konkrit ketika perusahaan lebih menetapkan nilai kontrak
daripada harga pasar. . dengan evaluasi yang kami berikan. Penjualan dengan
harga berdasarkan biaya kontrak akan memicu kerugian yang cukup besar bagi
perusahaan ketika harga pasar dari biji kopi hijau mengalami
kenaikan/penurunan. Sebaliknya. Fluktuasi harga biji kopi didunia tidak menentu
disebabkan oleh banyak faktor (salah satunya faktor cuaca)
c) Di dalam kasus tidak banyak informasi mengenai sistem pengendalian yang ada
pada departemen ini. Akan tetapi, kita dapat melihat bahwa sering ada selisih
antara pengiriman bahan baku dengan permintaan aktual. Ini dapat
mengindikasikan bahwa penjualan relatif tidak stabil, bahkan seringkali turun.
Hal ini menyebabkan perusahaan harus menjual atau membeli bahan baku dari
broker atau perusahaan lain dengan menggunaka spot price yang
fluktuatif. Sehingga dapat menimbulkan laba atau rugi yang sulit dikontrol.
- Departemen Pembelian
a) Perusahaan tidak memiliki unit/departemen pembelian internal
sendiri yang secara khusus menangani kontrak pembelian persediaan biji kopi
hijau dengan para broker/makelar biji kopi hijau dipasaran. Pembebanan
tugas/tanggung jawab tersebut akan menyebabkan tidak terfokusnya bagian
penjualan dalam mencapai target penjualan yang telah direncanakan.
b) Kebijakan kontraktual yang dilakukan secara individual (ditentukan
oleh unit pembelian tanpa ada koordinasi dengan pihak perusahaan Aloha
Products) berakibat terjadinya kelebihan permintaan yang dilakukan oleh pihak
unit pembelian dengan kebutuhan aktual yang dibutuhkan perusahaan. Bagian
penjualan bertanggung jawab atas target penjualan yang telah direncanakan
dengan total penjualan aktual yang terjadi di perusahaan. kelompok kami
melakukan evaluasi secara menyeluruh sistem pengendalian manajemen yang
diterapkan dari ketiga departemen tersebut. sistem pengendalian manajemen yang
baik diperusahaan adalah adanya kejelasan tanggungjawab (tanpa terjadinya
rangkap jabatan/tanggungjawab) yang akan sangat berpengaruh terhadap tingkat
keberhasilan suatu perusahaan.
c) Pada umumnya sistem yang digunakan untuk pembelian bahan baku yang
dilakukan oleh departemen ini sudah cukup baik, yaitu menggunakan future
contracts yang bertujuan untuk menjaga kestabilan harga ataupun nilai bahan
baku. Akan tetapi, perlu diingat bahwa sering terjadi selisih pengiriman aktual
dengan permintaan, ini berarti adanya ketidak-sepahaman antara departemen
pemasaran dengan departemen pembelian.
2.
Saran yang akan saya berikan:
·
Bila Aloha tetap ingin
mempertahankan sistem pengendaliannya seperti sekarang, akan lebih baik bila
pusat tanggung jawab pada pabrik diganti sebagai pusat biaya sehingga manajer
pabrik tidak perlu lagi memaksimalkan tingkat laba yang sebernarnya tidak dapat
dimaksimalkan karena kebijakan pusat yang tidak tepat. Bila pabrik ditetapkan
sebagai pusat biaya, maka pengukuran kinerja pabrik seharusnya dilakukan
berdasarkan tingkat pengefektifan sumber daya sehingga jumlah output akan lebih
maksimal.
·
Kebijakan tentang
penjualan dan pemasaran sebaiknya tetap dilakukan oleh kantor pusat. Sumber
daya pemasaran akan lebih baik jika dimanfaatkan/digunakan dibawah satu unit,
karena ketiga pabrik yang ada memproduksi produk yang sama. Sehingga, apabila
kantor pusat yang menangani fungsi pemasaran, maka perusahaan dapat
mempromosikan merek dengan cara yang paling efisien dan terintegrasi. Akan
tetapi, departemen pemasaran juga harus melakukan tindakan untuk mengatasi
masalah tidak stabilnya permintaan.
·
Akan lebih baik jika
sebelum melakukan pembelian departemen pembelian meng-komunikasikannya lebih
dahulu ke departemen produksi dan pemasaran. Sehingga, pembelian yang dilakukan
tepat sasaran, yaitu sesuai dengan kapasitas produksi pabrik dan sesuai dengan
permintaan pasar. Hal ini memberikan kesempatan bagi pabrik untuk mengendalikan
input mereka sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, departemen pembelian
sebaiknya membentuk dan mempertahankan relasi baru dengan petani dan pemasok.
Sehingga, dapat menjaga kepastian tersedianya bahan baku dan juga dapat
mencapai penghematan biaya dari pembelian grosir.
·
Ketika
terjadi kelebihan pemesanan yang dilakukan unit pembelian terpisah dengan
kebutuhan aktual persediaan biji kopi Aloha Produtcs. Kebijakan alternatif yang
diambil oleh unit penjualan perusahaan salah satunya adalah menjual kembali ke
pasar bebas (biasanya ke pengusaha kecil) dengan tarif sesuai biaya kontrak
yang ditanggung oleh perusahaan. selain itu biaya overhead pabrik idealnya
harus dicatat dimasing-masing pabrik tempat terjadinya kegiatan produksi.
Harapannya adalah. akan dapat meingkatkan kinerja perusahaan serta tujuan &
harapan perusahaan tercapai.
·
Ketika
departemen pembelian didalam perusahaan telah terbentuk. kami sarankan pula
kepada perusahaan untuk membentuk bagian/departemen khusus yang menangani
pembelian/kontrak biji kopi dengan para broker/makelar biji kopi hijau.
sehingga departemen penjualan dapat fokus dalam menjalankan tugasnya
sebagaimana mestinya (tidak terjadi rangkap jabatan atau tanggungjawab)
·
Untuk
menghindari terjadinya kelebihan stock biji kopi hijau kembali didalam
departemen pembelian tersebut harus mampu melakukan analisis pembelian secara
komperhenship. maka disarankan perusahaan melakukan investasi lahan
dinegara-negara pengekspotir biji kopi (investasi perkebunan kopi hijau).
sehingga perusahaan memiliki sitem pengendalian intern penuh terhadap input
biji kopi yang masuk kedalam gudang perusahaan.
7-5 Dell Computer
Corporation
1. apakah strategi yangdigunakan Dell ? apakah basis yang digunakan Dell dalam
membangun keunggulan persaingannya ?
jawab
Untuk mendapatkan tempat di hati masyarakat disini dell bergerak
sangat baik dimana perusahaan ini melakukan beberapa perrencanaan dan
pengendalian strategi dengan melakukan berbagai cara yaitu :
·
melakukan
penjualan langsung dari pabrik kepada konsumen. Dell secara radikal mengubah
jaringan supply chain mereka agar lebihefektif dan efisien dengan cara memotong
posisi middlemen yangselama ini menjadi perantara antara pabrikan PC dan
konsumen mereka di industri PC. Dell berusaha mengubah pakem supply chain yang
ada dengan cara menghapuskan retailer sehingga dapatmemangkas biaya serta dapat
lebih dekat dengan konsumen karenaDell berada di garis depan penjualan produk
mereka. Hal tersebutmenjadikan Dell lebih kompetitif dan lebih responsif.
·
Dell
tidak menggunakan retailer atau sales people. Hal tersebutmemberikan keuntungan
bagi Dell karena Dell dapat lebih memahami apa yang menjadi keinginan konsumen
dan dapat lebih cepatmerespon permintaan konsumen. Di sisi lain, biaya produksi
dan biayayang tidak perlu dapat dipangkas yang menyebabkan Dell dapat
lebihefisien dalam hal production dan operational cost yang sehingga harga
akhir produk pun akan menjadi lebih murah dan hal tersebut menjadikeuntungan
tersendiri bagi konsumen atau pelanggan Dell.
·
Adanya
komponen PC yang semakin standard dan memungkinkanDell untuk melakukan mass
customization membuat Dell memungkinkan untuk menggunakan outsourcing. Dell
hanyamenangani proses perakitan. Selebihnya Dell hanya mengontrol jaringan
supply chain yang dimilikinya. Strategi ini terbukti berhasildan menjadikan
Dell semakin kokoh di puncak. Dell dapat menghematbiaya produksi dan memberikan
keuntungan dan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
·
Model
bisnis Dell yang membuat Dell dapat melakukan penjualanlangsung dan memotong
supply chain mereka dengan caramenghilangkan retailer serta melakukan slacing
dalam prosesproduksi mereka dengan cara menggunakan outsourcing.Hal tersebut
membuat Dell dapat menghemat waktu dan mengeliminasi biaya-biaya yang tidak
perlu. Sehingga harga akhir produk yang mereka tawarkan semakin kompetitif.
Sistemsupply chain yang pendek dan efektif membuat Dell menjadilebih responsif
dalam mengatasi permasalahan dan merespon permintaan dan keinginan konsumen.
·
Dell
mengubah pakem yang ada di industri PC. Dell menerapkanproses bisnis yang cepat
dengan cara lebih responsif dan lebihawal memperkenalkan teknologi mereka
kepada konsumen. Haltersebut memicu pertumbuhan Dell itu sendiri dan
mengubahparadigma industri PC sebelumnya yang bersifat lambat.
·
Sistem
supply chain yang terintegrasi memungkinkan Dell untukmengontrol semua lini
industri mereka mulai dari hulu hinggahilir. Adanya sistem supply chain yang
sistematis semakinmemudahkan Dell dalam menelusuri permasalahan yang adadan
lebih cepat dalam merespon dan menyelesaikanpermasalahan tersebut.
2. Bagaimana sistem pengendalian Dell membantu mengimplementasikan
strategi perusahaan tersebut ?
jawab
Manajemen Pemasaran
Sebagai falsafah bisnis, konsep pemasaran bertujuan
memberikan kepuasan terhadap keinginan dan berorientasi kepada kebutuhan
konsumen. Hal ini secara asasi berbeda dengan
falsafah bisnis terdahulu yang berorientasi pada produk, dan penjualan.
Secara definitif dapatlah dikatakan bahwa: Konsep Pemasaran adalah
sebuah falsafah bisnis yang menyatakan bahwa pemuasan kebutuhan
konsumen merupakan syarat ekonomi dan sosial bagi kelangsungan hidup
perusahaan (Stanton, 1978).
Tiga unsur konsep pemasaran:
- Orientasi pada Konsumen
- Penyusunan kegiatan pemasaran secara integral
- Kepuasan Konsume
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Ketika seorang pebisnis sedang memproduksi, menjual, dan memasarkan produk
sampai ke level konsumen, sttrategi mengenai produk pun bersumber dari dua
sumber. Selain bahan mentah, tenaga kerja juga menjadi komponen dasar dan utama
dalam mengembangkan perusahaan, hingga menuju pasar internasional. Manajemen
sumber daya manusia berusaha meningkatkan kapabilitas, peran, hubungan, dan
efektivitas para tenaga kerja dalam suatu perusahaan (organisasi), mulai dari:
perencanaan jumlah (kuantitas) karyawan, perekrutan, pengelolaan karier,
evaluasi dan penilaian prestasi kerja (kualitas), promosi/kompensasi pekerja,
sampai pada relasi antar pekerja dalam perusahaan.
Manajemen Operasi
Adapun Manajemen Operasi yang di ambil oleh Dell Inc. adalah dengan
integrasi sistem informasi antara manajemen permintaan, ketersediaan
barang, dan pengaturan jadwal pengiriman (bisa dipantau melalui order
tracking). Penerapan sistem terpadu di atas akan sangat membantu efisiensi
operasi. Dell (yang menjalankan vendor management untuk
mengurangi waktu pengiriman sehingga tetap singkat walaupun produknya dibuat
dengan make-to-order manufacturing strategy.
Manajemen Keuangan
Model produksi berdasarkan pesanan digabungkan dengan ketergantungan pada
beberapa suku cadang standar, yang disediakan dari banyak sumber, memungkinkan
Dell untuk hanya menggudangkan persediaan yang cukup untuk 3 hari. Peningkatan
dalam pemrosesan penjualan dan penagihan membantu menggerakkan perputaran
piutang dalam hari turun hingga 28 hari. Selain itu, dengan menegosiasikan
berbagai syarat kredit dan memastikan bahwa berbagai tagihan dibayar tidak
lebih dari syarat yang dinegosiasikan tersebut, Dell telah mendorong utang
hingga 68 hari. Hasil akhirnya 37 hari siklus kas negatif yang berarti bahwa
Dell mampu menagih kas dari pelanggan umum sebelum perusahaan tersebut harus
membayar berbagai tagihannya yang berhubungan dengan para pelanggan
tersebut.
Sistem kontrol DellDalam menjalankan proses bisnisnya, ada beberapa
manajemen kontrol sistem yang dilakukan oleh Dell yaitu :
·
Mengurangi
jumlah pelaku dalam supply chain Dell itu sendiridengan konsep “zero touch”.
Hal tersebut menyebabkan Dellm enjadi lebih aware dan lebih mudah dalam
menghandle semuapekerjaan maupun proses produksi. Konsep “zero touch”
jugamemungkinkan konsumen mendapatkan spesifikasi yang merekainginkan tepat
waktu dan membuat Dell mengeliminasi pabrik,peralatan dan juga R&D
departemen.
·
Penggunaan
ROIC sebagai ukuran financial serta penggunaanbalance scorecard yang
menggabungkan ukuran financial dan nonfinancial untuk mengukur kinerja unit
bisnisnya. Selain itu Dell juga mengimplementasikan real time basis sebagai
basis pengukurankinerja mereka. Dell juga mengkategorikan pengukuran kinerja
unit bisnis mereka berdasarkan segmen konsumen, kategori produkdan juga negara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar