Laporan Hasil Audit Manajemen Indojewel

Makassar, 22 April 2014

No                   : 01/KAP/IV/2014

Lampiran         : 3  eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT Indojewel

Di Makassar

Kami telah melakukan audit atas program pelatihan karyawan yang telah dilakukan PT Indojewel pada tahun 2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Program Pelatihan Karyawan yang dilakukan oleh PT Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomis (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Program pelatihan karyawan yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas ketidakmampuan program tersebut di dalam meningkatkan keterampilan karyawan yang menyebabkan terjadinya kegagalan produksi dan kelemahan program tersebut, sehingga diharapkan di masa yang akan datang perusahaan dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I          :  Informasi Latar Belakang

Bab II        :  Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III       :  Rekomendasi

Bab IV       :  Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

 Kantor Akuntan Publik & Management Consultant Rawiatmaja & Partner

Tn.Kris Palguna                    

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT Indojewel berlokasi di Jl. Mallengkeri No. 17A-B Makasar, didirikan tanggal 31 Oktober 1992 oleh para pendiri yang terdiri atas :

1.    Tn. Kevin Suparno

2.    Tn. Cecep Mulyadi

3.    Nn. Sandra Gultom

4.    Tn. Steve Handayana

5.    Tn. Syam Nugroho

PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah. Menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan. Pelatihan karyawan yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut :

1.    Direktur Utama                                  :     Tn. Kevin Suparno

2.    Direktur Akuntansi dan Keuangan     :     Tn. Cecep Mulyadi

3.    Direktur Pemasaran                           :     Nn. Sandra Gultom

4.    Direktur Produksi                              :     Tn. Steve Handayana

5.    Manajer Sumber Daya Manusia         :     Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :

1.    Menilai tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.

2.    Menilai program pelatihan karyawan yang dilaksanakan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.

3.    Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan dari Program Pelatihan Karyawan yang ditemukan oleh auditor.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi:

1.      Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2.      Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3.      Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4.      Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

5.      Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a.       Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b.      Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.

c.       Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.

d.      Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

6.      Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

7.      Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1.      Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk :

a)    Meningkatkan keterampilan karyawan.

b)   Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c)    Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d)   Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

2.      Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3.      Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi :

a)    Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu  berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b)   Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c)    Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d)   Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan. 

4.      Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5.      Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untukk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1.    Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan sehingga diketahui bahwa perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.

2.    Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.

3.    Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4.    Pelatihan yang dilakukan hanyalah bersifat pelatihan klasikal di  kelas pelatihan. Setelah dilakukan konfirmasi kepada manajer SDM, diperoleh informasi bahwa tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan sebab pada kenyataannya, perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya.

Akibat:

1.      Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru

2.      Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan

3.      Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan

4.      Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian produk oleh pelanggan

Pejabat yang bertanggungjawab:

1.    Direktur Akuntansi dan Keuangan

2.    Direktur Produksi

3.    Manajer SDM

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1	Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan	Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan	Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan	Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru
2.	Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya	Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai	Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.	Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru
3.	Pertanggungjawaban atas Program Pelatihan Karyawan tidak dapat dilakukan	Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan	Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan	Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan
4.	Dana tidak mencukupi untuk melakukan program Pelatihan Karyawan	Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung dengan anggaran yang memadai	Program pelatihan yang dilakukan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan	Tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihansampai pada praktik pelatihan sehingga pelatihan yang dilakukan hanya merupakan pelatihan klasikal di kelas
5.	Biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 Mencapai Rp 825,25 juta.	Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini untuk Menurunkan kegagalan produk	perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.	Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan
6.	Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5%	Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh manajer lini untuk Menurunkan kegagalan produk	perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.	Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian produk oleh pelanggan

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu :

1.    Kelemahan yang terjadi karena program pelatihan karyawan belum mampu meningkatkan keterampilan karyawan di dalam memproduksi barang

2.    .Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil program pelatihan karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang dihasilkan

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang dapat diambil oleh manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

1.    Perusahaan harus memberikan anggaran yang memadai untuk program pelatihan karyawan agar program tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga peningkatan keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan yang diharapkan.

2.    Perusahaan harus menyusun rencana pelatihan dan pengembangan karyawan secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3.    Perusahaan harus membuat penilaian keberhasilan atas Program Pelatihan Karyawan sebagai evaluasi bagi Perusahaan itu sendiri.

4.    Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

5.    Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Produksi Perusahaan di masa yang akan datang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT Indojewel untuk periode tahun 2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan oleh Perusahaan, dan aktivitas yang dilakukan oleh karyawan itu sendiri di dalam memproduksi barang produksi Perusahaan