Apa permasalahan yang
terjadi ketika Wolf Peak mengupgrade dari QuickBooks
menjadi software akutansi baru? Bagaimana masalah tersebut dapat diselesaikan?
Wolf peak international mencoba
untuk meningkatkan dukungan sistem informasi yang lama (QuickBooks) ke paket
software akutansi terbaru yang berfungsi untuk meningkatkan kinerja organisasi
menjadi mudah dan sistematis, tim konsultan
software Wolf Peak International percaya akan kemampuan
dari software akutansi baru tersebut. Tetapi, saat akan menguji kemampuan dan
adaptabilitas dari software tersebut, tidak ada pejabat atau staf keuangan yang
dapat memberikan masukan pada jalannya proses bisnis ini karena sangat rumit
dan sulit untuk dipelajari/tidak mudah digunakan oleh pengguna, serta tidak efisien
dalam hal waktu, sehingga ini bisa dikatakan suatu kegagalan dalam perusahaan.
Dikatakan kegagalan perusahaan karena tidak bisa tepat mengambil keputusan
manajemen dalam menginstall software akutansi baru tersebut yang tidak dapat
memberikan data yang diinginkan oleh top manajemen dan keputusan yang harusnya
diambil menjadi terhambat/salah.
Sulitnya mendapatkan informasi dan data dari
software baru yang lebih kompleks serta lebih ketat (sebelumnya menggunakan
QuickBooks yang user friendly dan mudah digunakan) mengakibatkan
masalah-masalah baru, bahkan sampai 6 bulan pemasangan software baru ini
perusahaan belum mendapatkan informasi keuangan maupun operasional yang
diinginkan. Permasalahan ini ditambah dengan tidak terciptanya laporan
informatif/yang diinginkan walaupun perusahaan telah mempekerjakan tim khusus
dalam pengoperasian (IT). Buruknya lagi, data perusahaan yang sudah ada
didalam software QuickBooks tidak dapat dikonversikan ke software baru sehingga
ini sangat memprihatinkan top manajemen Wolf PeakInternational karena
yang tidak dapat memutuskan keputusan dalam bisnis secara cepat.
Masalah ini sebenarnya tidak akan terjadi bila
sebelumnya Wolf Peak International memperkirakan apakah
software baru tersebut penting, fungsi dari software apakah lebih baik dari
software sebelumnya, mudah penggunaan, lebih efisien dalam hal waktu, dan cepat
dalam pengambilan keputusan. Perusahaan juga perlu berdiskusi lebih lanjut
dengan ahli IT apakah software tersebut layak digunakan.
Sistem software hanyalah sebuah alat yang hanya
membantu perusahaan dalam mengambil keputusan jadi perusahaan harus mampu
memutuskan software mana yang bisa user friendly (harus mampu memahami fungsi
dari software itu sendiri) dengan apa yang diinginkan oleh perusahaan sehingga
dana yang dikeluarkan oleh perusahaan, tenaga dan waktupun juga tidak sia-sia.
Bila perusahaan dapat mengatasi hal ini maka keputusan dapat segera
dicapai.
Mengapa SAP Business One terbukti menjadi pilihan yang lebih baik
untuk manajemen Wolf PeakInternational daripada software
akutansi baru? Berikan contoh untuk mengilustrasikan jawaban anda
SAP Business One merupakan software yang dapat
memanajemen usaha serta khusus dikembangkan untuk usaha bisnis kecil menengah
seperti Wolf Peak International. SAP Business One sebagai
software baru pengganti QuickBooks merupakan paket terintegrasi secara otomatis
yang dapat memproses informasi dari penjualan, keuangan, pengadaan, persediaan,
dan produksi serta dapat menyajikannya dalam bentuk laporan sesuai yang
diinginkan dan juga menggambarkan kondisi bisnis yang jelas. Fungsinya yang
relatif menjanjikan dengan tingkat pengembalian investasi yang
cepat/terjangkau, kemudahan bagi pengguna sehingga pengguna dapat memakai dan
memanfaatkan sistem ini secara efisien serta intuitif terhadap lingkungan
sehingga dapat cepat dan efektif dalam belajar.
Software akutansi baru yang dulu digunakan sangat
berbeda dengan SAP Business One yang digunakan
oleh Wolf Peak International sekarang ini, bila software
akutansi baru informasi tidak dapat dikeluarkan selama berbulan-bulan dan
membutuhkan biaya tambahan lagi, namun dengan SAP Business One yang mampu
memenuhi semua permintaan bahkan mampu menerbitkan lima laporan sebagai
tambahan informasi dalam waktu singkat.
XLreporter merupakan alat analisa dan pelaporan
keuangan SAP Business One yang bekerja dengan menggunakan Microsoft Excel
memudahkan akses dalam operasional dan keuangan seperti data neraca, piutang,
hutang, penjualan, pengadaan, dan persediaan. Contohnya pencatatan piutang,
hutang, aktiva berdasarkan umur, jatuh tempo, ataupun berdasarkan jumlah
puitang dapat dilakukan tanpa harus menggunakan kertas dalam pencatatan. Selain
itu, dengan menggunakan SAP Business One juga dapat melaporkan pembayaran
komisi pada tenaga penjual tertentu dengan cepat. Pada bidang inventory juga
sangat memuaskan, manajemen mampu mengontrol bagian persediaan, penerimaan
danjuga pengeluaran gudang sertaberbagai tugas pergudangan lainnya.
Manajemen Wolf Peak International juga telah mulai
menggunakan CRM (Customer Relationship Management) untuk membantu pengembalian
utang yang berarti SAP Business One memiliki fungsionalitas tinggi.
Apakah SME harus menggunakan software yang terintegrasi seperti SAP
Business One khususnya pada bidang akutansi dan software bisnis lainnya?
Jelaskan jawaban anda!
Setiap usaha yang dijalankan memiliki fungsi pola
yang berbeda dan juga proses yang berbeda-beda pula. Jadi, untuk membantu usaha
yang dijalani perlu software yang efektif dalam memberikan fungsinya secara
sistematis dan efisien.
SME dengan segala keterbatasannya dibandingkan
dengan perusahaan besar lebih baik menggunakan software yang sudah terintegrasi
dengan baik. Efisiensi, akurasi dan kemudahan dalam penggunaan merupakan
kebutuhan yang dibutuhkan SME, kebutuhan tersebut dapat ditemukan didalam
software SAPBusiness One daripada software lainnya. Selain untuk membantu
mengatur hubungan pelanggan dan akutansi, aplikasi software Business One
digunakan perusahaan/organisasi untuk mengkomunikasikan informasi yang didapat
antar departemen serta menawarkan kegiatan yang lebih transparan (data yang
akurat) satu sama lainnya. Informasi yang didapatkan dapat diakses oleh
sebagian pengguna tanpa ada keterlambatan dalam menyelesaikan tugas seperti dalam
pemasaran atau operasi. Business One sangat mudah dioperasikan bahkan unukorang
yang tidak mengerti programming bisa memanfaatkan dan membuat
dokumen-dokumen yang mereka butuhkan. Informasi lengkap dapat dilihat pada
video demonstrasi di website SAP, disini perusahaan tidak hanya mendapatkan
informasi di tiap-tiap departemen, tetapi mulai dari sistem penjualan, info
pergudangan, pemesanan barang, pengemasan barang, bahkan pengiriman barang juga
mereka dapatkan.
Sebagai perbandingan adalah pembelian software
akutansi baru yang tidak efisien, tidak akurat, dan rumit. Pada
saat Wolf Peak menggunakan softwaretersebut, perusahaan tidak
dapat menyaring semua data dan memahami informasi yang didapatkan. Hal ini
menyebabkan pelaporan kerja outsourcing dengan harapan bahwa bisa memahami
informasi yang didapat dari software tersebut, selain itu, data tidak bisa
diambil dan dipindahkan ke software (data dari aplikasi QuickBooks ke software
akutansi baru) tersebut padahal sebelumnya Wolf Peak International menggunakan
QuickBooks yang memiliki aplikasi yang lebih baik daripada software akutansi
baru tersebut. pembelian software akutansi baru ini mengakibatkan perusahaan
membuang-buang waktu dan uang untuk berinvestasi dalam software
ini.
Kesimpulan
Perusahaan Wolf Peak International awal
mulanya menggunakan software QuickBooks dalam membantu pengoperasian usaha
sehari-hari. Pemanfaatan yang user friendly inilah mempermudah karyawan
Wolf Peak International untuk mencapai keputusan sesuai dengan
yang diinginkan oleh Top manajemen. Lama-kelamaan
Manajemen Wolf Peak International berfikir untuk membeli
software yang mampu membantu lebih banyak lagi dalam pengoperasian usaha
sehingga keputusan dapat diambil dengan cepat, akhirnya manajemen memutuskan
untuk membeli software khusus yang berkaitan dengan akutansi namun ternyata
sistem pengoperasiannya sulit, tidak compatible dalam memasukkan data,
bahkan Wolf Peak harus mengeluarkan biaya tambahan lagi
agar laporan yang diinginkan dapat sesuai dengan yang diharapkan.
Wolf Peak International akhirnya
berinvestasi dengan membeli SAP Business One. SAP Business One dapat membantu
jalannya usaha mulai dari perudangan, pemasukandata akutansi, bahkan yang
berkaitan dengan pembelian produk yang di keluarkan
oleh Wolf Peak International. Software ini sangat membantu
sekali, selain itu aplikasinya yang user friendly dan murah serta
dapat membantu di beberapa departemen membuat software ini lebih diminati. SAP
Business One dapat digunakan tidak hanya untuk perusahaan kalangan atas, usaha
dari tingkat menengah kebawahpun juga dapat menggunakan dan membelinya seusai
dengan kegunaan dari software itu sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar