Wolf Peak International: Kegagalan dan Kesuksesan dalam Aplikasi Perangkat Lunak untuk Perussahaan Kecil dan Menengah

1.  Masalah apa yang terjadi ketika Wolf Peak meningkatkan kualitas dari QuickBooks ke paket perangkat lunak yang baru? Bagaimana caranya untuk menghindari masalah ini?

Answer: 

Dalam kasus ini ada banyak masalah yang dihadapi oleh Wolf Peak baik permasalahan yang eksplisit maupun implisit. Tantangan eksplisit adalah biaya tambahan, kurangnya pelatihan dan keputuskan melakukan bisnis.  Masalah implisit termasuk kesulitan pemahaman para karyawan serta kurangnya kecerdasan bisnis. Tampaknya jelas bahwa semua masalah ini bisa telah ditangani dan diatasi hanya dengan menggunakan pertimbangan bisnis yang baik dan sedikit pengetahuan tentang sistem informasi. Sebagai contoh, tampaknya masuk akal untuk mengasumsikan bahwa orang-orang yang bertanggung jawab meengganti Quick Books untuk yang pertama kali kurang memahami tentang apa yang mereka butuhkan untuk perangkat lunak dan apa yang dapat dilakukan. Apakah mereka berpikir tentang sistem baru ini sebagai tidak hanya sistem pendukung keputusan, tetapi juga sistem informasi strategis, mereka mungkin telah terlibat dengan pengetahuan sebagai keputusan yang serius mungkin memiliki lebih berat bagi para pengambil keputusan.

Wolf Peak membeli paket perangkat lunak, bahkan tanpa melakukan penelitian, melihat demo kemampuan perangkat lunak atau bahkan berkonsultasi dengan profesional keuangan untuk melihat fitur apa jenis bisnis mereka akan membutuhkan. Hal ini terbukti menjadi pengawasan utama dan menyebabkan hilangnya sejumlah besar sumber daya perusahaan. 

Selain itu adalah kurangnya penelitian terhadap integrasi tambahan. Sebagai contoh, Akankah software baru ini bisa memahami sistem manufaktur mereka untuk faktur atau akankah dapat mengirimkan informasi ke sistem penggajian dan fungsi pelayanan? Dalam sebuah situs mengungkapkan bahwa sistem SAP tidak hanya termasuk keuangan, tetapi juga CRM dan distribusi fungsi.. Keputusan bisnis lain yang baik adalah mereka mengakui bahwa meskipun mereka membayar jumlah yang bagus untuk sistem lama, itu akan mengurangi biaya mereka untuk menggantinya dalam jangka panjang: tidak semua orang dapat meramalkan ini. Masalah seperti yang dialami oleh Wolf Peak tersebut sebenarnya dapat diantisipasi dan dicegah terjadinya dengan melibatkan seluruh pakar yang dimiliki oleh perusahaan, dari berbagai bidang. Sistem atau software harus diposisikan sebagai alat untuk membantu pembuatan keputusan.  Namun bentuk dan data seperti apa yang dibutuhkan oleh manajemen, harus ditentukan oleh manajemen sendiri, bukan oleh alat tersebut.

2.  Apa yang Dibuktikan oleh Bussiness One untuk menjadi pilihan yang lebih baik untuk manajemen Wolf Peak dibandingkan dengan perangkat lunak yang baru? Berikan beberapa contoh untuk mengilustrasikan jawaban Anda.

Answer: .

Ada begitu banyak alasan mengapa SAP Business One adalah software akuntansi yang lebih baik untuk manajemen. Pertama, efektifitas biaya, karena tidak ada kebutuhan untuk kontraktor eksternal untuk mengembangkan laporan baru. Sumber daya saat ini yang dengan mudah mampu mengembangkan laporan karena tampilan yang dapat digunakan perusahaan. Selain itu, implementasi hanya membutuhkan tujuh minggu dan juga hanya diperlukan sedikit pelatihan. Apa yang mengesankan dengan implementasi ini adalah bahwa hal itu tidak mengganggu; transisi terjadi selama jam kerja dan karyawan masih dapat menggunakan sistem. tampilan user sangat bersahabat sehingga pengguna tidak perlu pelatihan tambahan. Hal ini dibandingkan dengan perangkat lunak lama yang mengambil satu setengah tahun dari instalasi dan implementasi. Penghematan waktu dari implementasi untuk penggunaan perusahaan hampir seketika dibayar untuk sistem.

Hal positif lain yang menarik adalah diperpanjang dari perangkat lunak untuk melampaui persyaratan. Fungsi semacam ini membawa kolektivisme didistribusikan, dan umum dalam sistem yang dirancang dengan baik. Perangkat lunak ini  dapat menjangkau sistem perusahaan di luar pengguna sistem keuangan, seperti manajemen gudang dan CRM. Dan karena Business One adalah paket perangkat lunak yang terintegrasi, setiap peristiwa yang terjadi pada setiap titik secara otomatis akan memperbarui data lain dalam sistem. Sebagai contoh, jika persediaan rendah karena sistem mencatat penjualan, secara otomatis dapat berkomunikasi dengan pemasok dan memperbarui buku besar transaksi. Semua data bisnis mereka, dari keuangan untuk persediaan penjualan, disimpan dalam Business One dan karena itu memberikan manajer kemampuan untuk memantau seluruh bisnis dari satu aplikasi. Dan dengan antarmuka yang sangat berguna, jenis manajer informasi bisa membayangkan dicapai tepat di ujung jari mereka.

Sangat penting bahwa UKM memiliki satu  pusat informasi. Dikarenakan kurangnya sumber daya manusia berarti informasi harus dekat dengan pemilik setiap saat. Hal ini tergantung pada bisnis apapun, tetapi bahkan lebih penting untuk didorong data bisnis, seperti perusahaan asuransi. Perusahaan asuransi tidak membuat keputusan eksekutif ini karena ketidakmampuan kita untuk mengkonversi data dari sistem yang berbeda. Oleh karena itu, kita sedang menggunakan setidaknya tiga sistem data yang berbeda untuk mengelola bisnis kami. Integritas data dan pemeliharaan sistem sulit untuk dikelola. 

3.       Perlukah sebagian usaha kecil menengah menggunakan perangkat lunak bisnis terintegrasi seperti SAP Bussiness One daripada akuntansi khusus dan paket perangkat lunak bisnis lainnya? Ya atau tidak, mengapa?

Answer: .

Efisiensi, akurasi dan kemudahan penggunaan adalah beberapa kebutuhan perusahaan kecil menengah (UKM), dan kebutuhan ini sebaiknya dipenuhi dengan perangkat lunak bisnis terintegrasi, seperti SAP Business One, perangkat lunak dibandingkan yang lebih khusus untuk masing-masing departemen.

Perangkat lunak bisnis Terintegrasi, seperti SAP Business One, dibangun agar organisasi dapat mengkomunikasikan informasi antar departemen, menawarkan pandangan yang lebih transparan terhadap kegiatan perusahaan. Hal ini memungkinkan laporan lebih akurat. Informasi bersama dapat diakses oleh sebagian besar pengguna, apakah mereka berada di pemasaran atau operasi, mengurangi penundaan yang seharusnya dapat terjadi jika karyawan harus menghubungi rekan kerja untuk menyelesaikan tugas mereka. Proses ini menjadi lebih jelas setelah menonton video demo di website SAP. Di sini, pemilik bisnis digambarkan bahwa tidak hanya informasi yang dibagi di antara departemen, tetapi ketika seorang karyawan masuk dalam penjualan, gudang diberitahu dan pesanan diambil, dikemas dan dikirim. Setelah pesanan telah dikirimkan, klien mengirimkan email memberitahu mereka tentang informasi pelacakan pembelian mereka.Sementara itu, SAP Business One secara otomatis memelihara laporan yang akurat dari persediaan perusahaan serta saldo rekening klien. Video ini jelas menggambarkan komunikasi antar departemen serta kemampuan perangkat lunak untuk menyimpan catatan yang akurat. Selain itu, antarmuka dianggap sebagai mudah digunakan dan sering tidak memerlukan pelatihan lebih lanjut dari staf, sehingga menghasilkan manfaat tambahan menghemat uang perusahaan. Karyawan dapat terus bekerja bukannya belajar bagaimana untuk mengoperasikan sistem perangkat lunak baru dengan demikian mempertahankan profitabilitas perusahaan.

Sebagai perbandingan, khusus bisnis software tidak efisien, akurat dan rumit untuk digunakan. Seperti dibuktikan oleh kasus Wolf Peak, waktu yang terbuang dalam menggunakan software akuntansi khusus. Pengguna tidak dapat menyaring semua data dan memahami informasi bahwa sistem sedang merekam. Hal ini mengakibatkan outsourcing melaporkan hasil kerja dengan harapan bahwa konsultan bisa masuk akal dari informasi yang diambil dari perangkat lunak. Kesalahan lain dengan software khusus adalah bahwa informasi tidak mudah diimpor atau diekspor. Wolf Peak menggunakan QuickBooks sebelum membeli perangkat lunak yang lebih canggih, dan format keuangan mereka tidak kompatibel. Catatan tidak mudah dipindahkan dari QuickBooks ke perangkat lunak baru. Entri manual data ini bisa mengakibatkan masalah serius bagi perusahaan jika informasi penting yang disebabkan oleh kesalahan pengetikan.