1.
Masalah
apa yang terjadi ketika Wolf Peak meningkatkan kualitas
dari QuickBooks ke paket perangkat lunak yang
baru? Bagaimana caranya untuk menghindari masalah ini?
Pada saat Wolf Peak mencoba meningkatkan
dukungan sistem informasi dengan menggantikan QuickBooks ke paket software
akuntansi baru yang memang dipromosikan untuk meningkatkan kinerja UKM,
manajemen Wolf Peak percaya pada kemampuan software tersebut berdasarkan
informasi dari tim konsultan software baru. Namun karena pada saat upgrading tersebut terjadi tidak ada pejabat atau staf keuangan
Wolf Peak yang dapat dilibatkan
untuk memberikan masukan dan ikut menguji kemampuan dan adaptabilitas software
tersebut pada proses bisnis Wolf Peak, maka keputusan manajemen untuk menerima
instalasi software baru tersebut menjadi suatu kegagalan. Software
akuntansi yang baru tidak dapat memberikan data informasi bisnis yang
diharapkan oleh top manajemen, sehingga keputusan-keputusan yang akan diambil
juga terhambat.
Perubahan paling sulit dihadapi oleh para
pengguna QuickBooks yang userfriendly dan mudah digunakan untuk menggali
informasi, dengan beralih ke sistem yang lebih kompleks dan lebih ketat
pengamanannya, ternyata malah sulit untuk mendapatkan data dan informasi.
Sampai enam bulan setelah Wolf Peak berinvestasi untuk menginstalasi
paket software akuntansi yang terbaru, manajemen masih belum bisa memperoleh
data dan informasi keuangan mau pun operasional yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan-keputusan bisnis.
Bahkan
masalah masih ditambah dengan tidak bisa terciptanya bentuk laporan yang
informatif, walau pun Wolf Peak sudah mempekerjakan sebuah tim konsultan IT.
Bahkan walau pun sudah berbulan-bulan mengerjakannya, tim tersebut masih belum
mampu menghasilkan satu bentuk laporan yang bermanfaat. Lebih buruk lagi,
seluruh data historis bisnis Wolf Peak yang ada di dalam sistem Quickbooks tidak
dapat dikonversikan ke dalam sistem software yang baru, dan hal ini merupakan
hal yang sangat memprihatinkan top manajemen Wolf Peak, karena manajemen bisa
kehilangan jejak dalampengendalian bisnisnya.
Masalah
seperti yang dialami oleh Wolf Peak tersebut sebenarnya dapat diantisipasi dan
dicegah terjadinya dengan melibatkan seluruh pakar yang dimiliki oleh
perusahaan, dari berbagai bidang. Sistem atau software harus diposisikan
sebagai alat untuk membantu pembuatan keputusan. Namun bentuk dan data
seperti apa yang dibutuhkan oleh manajemen, harus ditentukan oleh manajemen
sendiri, bukan oleh alat tersebut. Pada kasus Wolf Peak, tidak adanya staf
keuangan yang dapat memberikan masukan untuk persyaratan data dan bentuk
laporan dari software yang baru, menyebabkan investasi perusahaan di software
tersebut menjadi sia-sia dan bahkan membutuhkan biaya dan tenaga serta waktu
lebih lanjut.
2. Apa yang Dibuktikan oleh Bussiness One untuk menjadi pilihan yang lebih baik
untuk manajemen Wolf Peak dibandingkan dengan perangkat lunak yang baru?
Berikan beberapa contoh untuk mengilustrasikan jawaban Anda.
SAP
Business One adalah software manajemen yang disainnya dikembangkan khusus untuk
aplikasi pada bisnis UKM. Merupakan paket terintegrasi, software ini
dapat memproses informasi dari penjualan, keuangan, pengadaan, persediaan dan
produksi, serta dapat menyajikannya dalam bentuk laporan yang mudah dibaca dan
menggambarkan kondisi bisnis dengan jelas.
Kelebihan
SAP Business One adalah invetasinya terjangkau dan pengembaliannya cepat.
Kemudahan penggunaan menyebabkan pengguna dapat memakai dan memanfaatkan sistem
ini dengan efisien. Sebelum diinstal, manajemen Wolf Peak sudah mengumpulkan
daftar kebutuhan kemampuan sistem yang diminta oleh berbagai karyawan dari
berbagai departemen. Tim dari JourneyTEAM yang mendemonstrasikan SAP Business
One mampu memenuhi semua permintaan tersebut dan bahkan menerbitkan lima
laporan sebagai tambahan informasi. Dengan software sebelumnya, selama
berbulan-bulan informasi yang sama belum dapat dikeluarkan, walau pun sudah
dikeluarkan biaya tambahan beberapa ribu dollar lagi. Dengan proses oleh SAP
Business One, pekerjaan tersebut dilakukan dalam waktu singkat.
Implementasi
dari SAP business One hanya butuh 7 minggu mulai dari presentasi awal.
Implementasi yang dilakukan pada masa paling sibuk, ternyata tidak menyebabkan
gangguan sedikit pun. Konversi data lama ke dalam SAP Business One sitem juga
mudah dilakukan, tanpa masalah sama sekali.
SAP
Business One dilengkapi dengan alat analisa danpelaporan keuangan yang disebut
XL Reporter yang bekerja menggunakan Microsoft Excel untuk memudahkan akses
segera ke dalam data operasional dan keuangan, seperti data neraca, piutang,
hutang, penjualan, pengadaan dan persediaan. Sebagai contoh, pencatatan piutang
dengan klasifikasi tertentu, dapat dilakukan dengan mudah, baik berdasarkan
umur piutang, berdasarkan pelanggan atau berdasarkan jumlah piutang. Dan
semuanya tanpa menggunakan kertas.
Untuk
pembayaran komisi, Wolf Peak membutuhkan pelaporan yang rumit, seperti cek
pembayaran komisi pada tenaga penjual tertentu, yang masing-masing juga
memperoleh laporan komisi yang sama. SAP Business One dapat melakukan prosesnya
dengan cepat.
Aplikasi
SAP Business One pada bidang inventory juga memberikan hasil yang memuaskan.
Manajemen dapat mengendalikan persediaan, penerimaan dan pengeluaran gudang,
dan berbagai tugas pergudangan lainnya. Karena persediaan merupakan salah satu
asset terbesar perusahaan, maka pengendalian inventory secara baik adalah suatu
keharusan. Laporan dari software ini menghasilkan gambaran aktivitas pada
setiap item inventory yang sedang berlangsung, setiap saat.
Manajemen Wolf Peak juga telah mengembangkan
fungsi customer
relationship management (CRM)
untuk membantu pengembalian piutang. Bahkan direncanakan pemanfaatan software
untuk mengembangkan peluang penjualan juga. Hanya dalam tempo 3 bulan,
manajemen Wolf Peak sangat puas pada keputusannya untuk menginstalasi software
SAP Business One.
3. Perlukah sebagian usaha kecil menengah menggunakan perangkat lunak
bisnis terintegrasi seperti SAP Bussiness One daripada akuntansi khusus dan
paket perangkat lunak bisnis lainnya? Ya atau tidak, mengapa?
Satu dekade yang lalu, UKM memanfaatkan komputer sebagai perkakas,
namun sekarang sudah lebih dimanfaatkan sebagai media komunikasi. Fakta
menunjukkan bahwa terjadi peningkatan perdagangan elektronik ( e-commerce )
oleh UKM. Teknologi Informasi memungkinkan terjadinya e-commerce antara
pemasok dan pelanggan.
UKM dengan segala keterbatasannya dibandingkan dengan perusahaan besar,
sebaiknya menggunakan paket software yang sudah terintegrasi dibandingkan
dengan menggunakan paket-paket software yang terspesialisasi (akunting,
inventory, pengadaan, dan lain-lain, secara terpisah).
IT dapat memberikan manfaat kepada UKM sebagai berikut
:
1.
Memperbaiki produktivitas dan kinerja
2.
Pengawasan internal operasi yang lebih besar
3.
Penerapan cara-cara baru dalam pengelolaan usaha
4.
Nilai tambah pada produk/jasa
5.
Membuka akses pasar yang jauh
Namun ada kendala umum yang terjadi pada UKM pada saat
penerapan IT di perusahaannya, dan yang paling besar selain masalah biaya
adalah tidak adanya tenaga spesialis IT dan mahalnya rekrutmen untuk itu.
Hal itulah yang menjadi pertimbangan bahwa software untuk UKM haruslah
memiliki persyaratan dasar user friendly, mudah digunakan dan
dipahami, dan terintegrasi sehingga dengan input data yang sama, dapat
dihasilkan laporan dari berbagai aspek manajerial, sesuai kebutuhan manajemen.
Dengan sistem yang sudah integrated, manajemen UKM tidak akan kesulitan
mengkonversi data dan mengulang input data pada software lainnya, apalagi
dengan keterbatasan adanya tenaga IT.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar