Sistem Pemrosesan Transaksi

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system— TPS) merupakanaktivitas yang terdiri atas tiga subsistem utama, yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran,dan siklus konversi. Meskipun setiap siklus melakukan tugas tertentu yang berbeda-beda danmendukung tujuan yang berbeda-beda, siklus-siklus tersebut memiliki karakteristik yangsama. Misalnya, ketiga siklus TPS ini menangkap transaksi keuangan, mencatat dampak transaksi dalam catatan akuntansi, dan menyediakan informasi tentang transaksi kepada parapengguna untuk mendukung kegiatan mereka setiap hari.

Gambaran Umum Pemrosesan Transaksi

           

Transaksi keuangan didefinisikan sebagai kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuanmata uang.Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal seperti penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajibankeuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuanagan terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap; aplikasi tenaga kerja, bahan baku, danoverhead proses produksi; dan transfer persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

1.      Siklus Transaksi

terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. siklus-siklus ini ada di dalam semua jenis bisnis, baik yang mencari laba, maupun yang nirlaba.

      Siklus Pengeluaran

Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran (expenditure cycle). Terdapat subsistem-subsistem utama, yaitu sistem pembelian/utang, sistem pengeluaran kas, sistem penggajian, dan sistem aktiva tetap.

      Siklus Konversi

Terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Perusahaan manufaktur mengonversi bahan baku ke barang jadi melalui operasi siklus konversi normal.

      Siklus Pendapatan

Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan (revenue cycle), yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kradit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Subsistem utama, yaitu pemrosesan pesanaan penjualan dan penerimaan kas.

2.      Pencatatan Akuntansi

      Sistem Manual

Pencatatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal, dan buku besar).

ü  Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen yaitu, dokumen sumber, dokumen produk dan dokumen perputaran.

ü  Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal, jurnal juga menyediakan sarana untuk membukukannya (posting) ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal: jurnal khusus dan jurnal umum.

ü  Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar: buku besar umum dan buku besar pembantu.

      Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

      Sistem Berbasis Komputer

Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer dapat disajikan dalam 4 jenis file magnetis:

§  File Master, nilai data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya buku besar umum dan buku besar pembantu.

§  File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk merubah atau memperbarui data dalam file induk.

§  File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standar untuk penghitungan pajak.

§  File Arsip, berisi catatan teransaksi pada masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang.

TEKNIK DOKUMENTASI

1.      Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas

      Diagram Arus Data

Diagram arus data (DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan. DFD digunakan untuk meyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci.

      Diagram Relasi Entitas

Diagram relasi entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Penggunaan umum dari diagram ER adalah untuk memodelkan basis data organisasi.

      Hubungan antara Diagram ER dan diagram Arus Data

Hubungan antara diagram ER dan diagram arus data mencerminkan berbagai aspek dari sistem yang sama, namun saling berhubungan dan bisa direkonsiliasi. Kedua diagram ini saling terhubung melalui data, setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam diagram ER.

2.      Bagan Alir

Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsiakn relasi fisik antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional terlibat dalam proses, dan aktivitas dilakukan dalam departemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem.

      Pemrosesan Batch

pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. batch adalah sekelompok transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang diakumulasikan sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.

      Bagan Alir Sistem

Penggunaan bagan alir sistem adalah untuk mewakili sebuah sistem yang mencakup proses manual dan komputer

      Bagan Alir Program

Setiap program yang disajikan dalam bagan alir sisten harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang mendeskripsikan logikanya. para akuntan kadang-kadang menggunakan bagan alir program untuk memverifikasi kebenaran logika program

3.      Diagram Tata Letak Record

Record layout diagram digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau basis data. Dan biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record.

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

1.      Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time

Karakteristik Pembeda	Metode Pemrosesan Data
	Batch	Real-Time
Kerangka Waktu Informasi	Terdapat jeda antara waktu terjadinya kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya.	Pemrosesan dilakukan ketika kegiatan ekonomi terjadi.
Sumber Daya	Umumnya, lebih sedikit sumber daya (peranti keras, pemrograman, pelatihan) yang dibutuhkan).	Lebih banyak sumber daya yang dibutuhkan dari pada pemrosesan batch.
Efisiensi Operasional	Record tertentu diproses setelah peristiwa terjadi untuk menghindari penundaan operasional.	Semua record yang berkaitan dengan peristiwa diproses segera.

2.      Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

ü  Sistem warisan versus sistem modern. Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real-time. Meskipun konfigurasi sistem warisan tidak lagi menjadi fitur utama dari SIA sistem ini masih cukup penting bagi akuntan.

ü  Pembaruan file master dari transaksi. Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan recocord file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi.

ü  Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan untuk file basis data.

 

3.      Pemrosesan Batch Denagan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjdi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi paa sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama.

Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi enam record akuntansi berikut ini :

·         Piutang dagang pelanggan (buku besar pembantu¬unik)

·         Item persediaan (Buku besar pembantu¬hampir unik)

·         Pengendalian persediaan (Buku besar umum¬umum)

·         Pengendalian piutang dagang (Buku besar umum¬umum)

·         Penjualan (Buku besar umum¬umum)

·         Harga pokok penjualan (Buku besar umum¬umum)

4.      Pemrosesan Real-Time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksiyang rendah dan yang tidak saling berbagai record umum. Sistem ini menggunakan teknologi LAN dan WAN secara luas.